EP6: Airtable vs ERP: ใช้อันไหนดี เลือกที่ตอบโจทย์ธุรกิจเรา

อ่านประมาณ 5 นาที

เรื่องมีอยู่ว่า…อาทิตย์ก่อนมีลูกค้าถามว่า “เค้าควรเลือก Airtable หรือ ERP ดี?” ตอนแรกเราคิดว่าจะตอบแบบสรุปง่ายๆไป แต่พอได้คุยไปคุยมาเกือบชั่วโมง ถึงรู้ว่าคำถามนี้ไม่ใช่เรื่องของ “อันไหนดีกว่า” แต่เป็น “อันไหนแก้ปัญหาได้ตรงจุดที่สุด” มากกว่า

1. ปัญหาที่ต้องการแก้คืออะไร
2. ความจริงเรื่องเวลาที่ฝั่งธุรกิจต้องคิด
3. Airtable ตอบโจทย์ธุรกิจยังไง
4. แล้วตอนไหนถึงจะเลือกใช้ ERP ?
5. แล้วถ้าใช้ Airtable หล่ะ?
6. แต่Airtable ก็มีข้อจำกัดนะ
7. แล้วสรุปเอาไงดี
8. สรุปในสรุปคือ…
9. เกือบลืม เกี่ยวกับค่าใช้จ่าย ที่มีถามกัน…
10. ใครใช้Airtableบ้าง?

ปัญหาที่ต้องการแก้คืออะไร

หลายครั้งเวลามีใครมาถามเรื่องระบบ คำถามแรกที่เราจะถามก่อนเลยคือ “ปัญหาที่อยากให้แก้ด่วนๆตอนนี้คืออะไร?” ไม่ได้ถามว่า “บริษัทมีกี่คน” หรือ “มีงบเท่าไหร่”

เคยเจอบริษัทขนาดกลางที่นึงมีพนักงาน 80 คน เขาบอกว่าอยากได้ ERP เพราะรู้สึกว่าบริษัทที่สเกลเดียวกันเค้ามีกัน แต่พอถามลึกๆ กลับพบว่าจริงๆแล้วปัญหาของเค้าคือ ทีมการตลาดกับทีมขายคุยกันไม่รู้เรื่อง ข้อมูลลูกค้าไม่ sync กัน แล้วบางโครงการก็หาย เพราะไปค้างในแชท

ซึ่งจริงๆ พอรู้แบบนี้ ERP ก็เป็นทางออกที่ดีแหละ…

แต่ธุรกิจจะเสียเวลาเป็นปีและเสียเงินมหาศาลเพื่อแก้ปัญหานี้ จริงหรอ เคสคล้ายๆ แบบนี้ ใช้ Airtable แก้ก็ได้ ถ้ายังไม่อยากมีทีมเดฟ เพราะAirtableใช้เวลาพัฒนาแค่ 1-2 สัปดาห์ ก็เสร็จแล้ว บวกสอนใช้อีก 1 วัน หรือถ้าใครมีทีมเดฟหรือน้องที่เก่งสาย automation หน่อยก็มีวิธีแก้ปัญหานี้ได้อีกหลายวิธีเลย

ความจริงเรื่องเวลาที่ฝั่งธุรกิจต้องคิด

หลักๆ ในบริษัทจะมีฝั่งธุรกิจ ซึ่งสิ่งที่มีค่ากับเค้าคือ “เวลา” กับ “เงิน” ฝั่งนี้เลยมองหาโซลูชั่นที่อิมแพคได้เลย กดค่าเสียโอกาสลงให้น้อยที่สุด

Airtable ถ้าเริ่มทีละจุด แต่ละจุดหลายเคสสามารถพัฒนาได้ในวันเดียว ถ้าทีมเก่งหน่อยอาจจะแค่ครึ่งวันก็ได้ใช้แล้ว เคยช่วยสตาร์ทอัพหนึ่งตั้งระบบ CRM ด้วย Airtable ตอนเช้าคุยกัน บ่ายก็ใช้งานได้แล้ว พนักงานขายเริ่มใส่ข้อมูลลูกค้าได้เลย ไม่ต้องรอ ดราฟโฟลว์งาน ไม่ต้องคุยกับทีมไอที 

แต่ถ้าไปทาง ERP ก็จะต้องมีการวางแผนระยะยาว ส่วนใหญ่เฉลี่ยประมาณ 21 เดือน บางที่ใช้เวลา 3 ปี บางที่เริ่ม implement ERP ตั้งแต่ตอนยังเป็น startup เลย ทั้งที่กระบวนการยังปรับรายวัน แต่พอระบบเสร็จ ขั้นตอนการทำงานก็เปลี่ยนไปหมดแล้ว จะปรับกระบวนการภายในก็ยาก เพราะติดที่ระบบที่พัฒนาไปแล้ว เสียเงินไปแล้ว

ถ้าการจะเริ่มพัฒนาระบบเพื่อตอบโจทย์อะไรบางอย่าง แล้วใช้ Airtable ได้ บวกกับไม่กระทบแผนการทำระบบในระยะยาวอีก เราจะแนะนำทางที่ตรงไปแก้ business case ได้เลยทันทีมากกว่า เพราะหลายปีหลังมานี้ ความเปลี่ยนแปลงเยอะมาก การเลือกอะไรที่ยืดหยุ่นปรับได้เลยทันที ทำให้ธุรกิจเดินหน้าต่อได้เร็ว และธุรกิจก็ไม่อยากลงทุนกับอะไรที่ใช้เวลานาน พอมีการเปลี่ยนแปลงนิดหน่อยก็มีแต่ค่าใช้จ่าย จะถอนตัวออกมาก็ต้องคิดเยอะ

เราเลยรวบรวมคำถามที่เราเจอบ่อยๆ มาตอบรวมๆ ไว้ตรงนี้นะคะ

Airtable ตอบโจทย์ธุรกิจยังไง

Airtable ถือว่าเป็นทางเลือกที่หลายคนคิดไม่ถึง เหมือนไข่มุกในมหาสมุทร เพราะน้อยคนจะรู้จักโปรแกรมนี้ ถ้าถามคนไอที เค้าก็อยากจะไปcoding เขียนโปรแกรมมาให้มากกว่า แต่ Airtable ใช้แก้ปัญหาให้ธุรกิจได้ทันทีในหลายเคส ไม่ต้องรอ ซึ่งถูกใจฝั่งบริหารหรือฝั่งbusinessมาก ที่ไม่อยากปวดหัวเพิ่มเกี่ยวกับดีเทลที่จะเริ่มไปทางเทคนิคอล เพราะจริงแล้วโฟกัสของเขาคือฝั่ง business

อย่างแบบงานที่ใช้ excel ส่งไฟล์ไปมา ข้อมูลไม่ sync มีหลายไฟล์ ไม่รู้ใช้ไฟล์ไหน แต่ Airtable มาตอบโจทย์ตรงนี้ได้ ทุกคนดูข้อมูลเดียวกัน อัพเดทเรียลไทม์

หรืออีกเคสคือการติดตามความคืบหน้าโครงการ ต่างคนต่างใช้ไฟล์ออฟไลน์ แต่ถ้าใช้ Airtable มันเปลี่ยนเป็น Kanban ได้หรือจะดูแบบ gantt ก็ได้ 

และถ้าต้องแชร์ข้อมูลบางส่วนกับลูกค้าหรือ supplier ปกติจะต้องดึงข้อมูลจาก ERP มาก่อนแล้วทำพรีเซ็นหรือไฟล์ใหม่แชร์ แต่ Airtable สร้างลิงค์แชร์เองได้เลย กำหนดสิทธิ์ได้ตามต้องการ

ที่สำคัญคือ Airtable ยืดหยุ่น ต้องการปรับกลยุทธธุรกิจ เปลี่ยน workflow ปรับกระบวนการ ลดขั้นตอน เปลี่ยนได้ไวกว่า ความคล่องตัวสูง ลดขั้นตอนไขมันอุ้ยอ้ายตอนปรับระบบออกไปได้เยอะ ไม่ว่าจะประชุมหลายๆรอบกับทีมระบบเอย เขียนโค้ดใหม่เอย ฯ

ต้องยอมรับว่า Airtable ไม่ใช่ยารักษาทุกโรคค่ะ

ถ้าธุรกิจมีกระบวนการเรื่องการเงินการบัญชีที่ซับซ้อน ต้องการรายงานทางการเงินและบัญชีที่ถูกต้องตามมาตรฐาน ต้องมีการใช้เอกสารที่ต้องยื่นกับหน่วยงานทางการต่างๆ ได้ หรือต้องปฏิบัติตามกฎหมายเข้มงวด ERP คือคำตอบ

คือ ถ้าอยากใช้ Airtable ในการจัดการการผลิต สุดท้ายมันจะไม่ไหว เพราะมีกระบวนการที่ต้องการ real-time inventory tracking เป็นวินาทีต่อวินาที การคำนวณ capacity constraint ที่ซับซ้อน และการจัดการ supply chain หลายชั้น งานซับซ้อนหลายเลเยอร์แบบนี้ ERP ที่เก่งแนวนี้จะเหมาะกว่า เพราะ Airtable ทำได้บางส่วนที่ไม่ซับซ้อน

หรือบริษัทการเงินที่ต้องการ audit trail ที่เข้มงวด การจัดการความเสี่ยง การรายงานตามข้อกำหนดของธนาคารกลาง เรื่องพวกนี้ Airtable ไม่ตอบโจทย์

แล้วถ้าใช้ Airtable หล่ะ?

มีบริษัทที่ปรึกษาที่นึงถนัดใช้ excel อย่างเดียว เอามาจัดการโครงการลูกค้า 30 โครงการ แต่ติดปัญหาข้อมูลอยู่หลายที่ ใช้เวลารวมไฟล์เยอะ แถมรายงานผิดบ่อย ลูกค้าบ่น จนเริ่มคิดว่าต้องมีระบบอะไรซักอย่างมาช่วย เลยเริ่มใช้ Airtable เอามาเชื่อมโยงข้อมูลโครงการ ทีมงาน งบประมาณ timeline ไว้ในที่เดียว สร้างรายงานออโต้ ลูกค้าดูความคืบหน้าเรียลไทม์ได้เอง

ก็คือลดเวลาทำรายงานลงไป 80% ลูกค้าไม่ค่อยบ่นแล้วเพราะไปมอนิเตอร์รายงานได้เอง ทีมงานเอาเวลาไปทำอย่างอื่นได้อีกมีเวลาไปหาลูกค้าใหม่แทนที่จะนั่งทำรายงาน

อีกที่หนึ่งเป็น e-commerce ขายของออนไลน์ ใช้ Airtable จัดการสินค้า คลังสินค้า ออร์เดอร์ ลูกค้า เชื่อมต่อกับ Shopify และ Facebook Ads เป็นระบบเดียวกัน ช่วยให้ตัดสินใจได้เร็ว รู้ทันทีว่าสินค้าไหนขายดี ไหนไม่ดี

แต่Airtable ก็มีข้อจำกัดนะ

Airtable ไม่ได้เหมาะกับทุกเคสค่ะ เช่น ถ้าในอนาคตข้อมูลมีแนวโน้มจะเยอะเกิน 50,000 records การใช้งานโปรแกรมจะเริ่มช้า แต่ก็มีทางออกอยู่แหละ และถ้าระบบมีการคำนวณที่ซับซ้อนมาก การพัฒนาระบบต่อจะเริ่มยากละจนถึงทำไม่ได้ แล้วก็ถ้าอยากได้รายงานทางการเงินแบบหลายมิติ จะต้องเชื่อมส่งข้อมูลต่อให้อีกโปรแกรมเพื่อขึ้นแดชบอร์ด

แต่ส่วนใหญ่ถ้าสเกลพนักงานไม่ได้เยอะมาก ไม่เกิน 100 คน ก็จะไม่ติดข้อจำกัดเหล่านี้เท่าไหร่

แล้วสรุปเอาไงดี

จริงๆ แล้วเราไม่จำเป็นต้องเลือกอันเดียวนะ หลายบริษัทใช้ทั้งคู่ ใช้ ERP จัดการการเงินบัญชีที่ต้องการมาตรฐานที่เข้มงวด ใช้ Airtable จัดการโครงการและงานแผนก

เริ่มจาก Airtable ก่อนก็ได้ พอธุรกิจโตแล้วค่อยปรับมาใช้ ERP ทีหลัง วิธีนี้ลดความเสี่ยง ได้ผลเร็ว และไม่ต้องลงทุนใหญ่ตั้งแต่แรก — ซึ่งเจอบริษัทที่มาแนวนี้เยอะมาก คืออยากทำระบบให้ดิจิตัล และมีระบบที่มีความยืดหยุ่นสูง สามารถ optimize พัฒนาปรับได้ตลอด เพื่อหาสไตล์การทำงานของบริษัทตัวเอง พอแน่ใจกระบวนการทำงานระดับนึงแล้วก็ค่อย ๆ หา ERP ที่เหมาะกับองค์กร

ถ้าจะเริ่มพัฒนาระบบด้วย Airtable แล้วละก็..สิ่งสำคัญคือต้องวางแผนการเชื่อมต่อระหว่างระบบให้ดี อย่าให้กลายเป็น data silos ที่แยกกัน  ถ้านึกไม่ออกก็คล้าย ๆ คอนเซ็บ vlookup ใน excel ที่ต้องมีข้อมูลซัก 1 แถว ใช้เชื่อมข้อมูลหลายแหล่งไว้ด้วยกัน — เพราะนี้คือหัวใจสำคัญที่ทำให้ Airtable สามารถทำเป็นระบบที่ตอบโจทย์ทั้งองค์กรได้

สรุปในสรุปคือ…

ถ้ามีปัญหาเร่งด่วนที่ต้องแก้วันนี้ ทีมไม่ใหญ่มาก งบประมาณจำกัด และต้องการความยืดหยุ่น เลือก Airtable 

แต่ถ้ามีเวลา มีงบประมาณ มีทีม IT พร้อม และต้องการระบบที่ครอบคลุมทุกด้าน ERP ก็เป็นทางเลือกที่ดี

หรือถ้ามี ERP อยู่แล้ว อยากหาระบบเพิ่ม เพราะ ERP เดิมไม่ตอบโจทย์ในบางจุด ก็ลองศึกษา Airtable ก่อนก็ได้ว่าสามารถตอบโจทย์ธุรกิจได้ไหม

อย่าลืมว่าระบบที่ดีที่สุดคือระบบที่ทีมใช้ได้จริง แก้ปัญหาได้จริง ไม่ใช่ระบบที่ดูดีที่สุดค่ะ

เกือบลืม เกี่ยวกับค่าใช้จ่าย ที่มีถามกัน…

สมมติ ถ้าบริษัทมี 50 คน ใช้ Airtable ทุกคน ค่าใช้จ่ายจะตกปีละ ประมาณ 9 แสน เทียบกับ ERP ที่ราคาสูงกว่า Airtable ประมาณ 5-10 เท่า

หรือถ้า บริษ้ทไม่ใหญ่มาก ประมาณ  1-100 คน ระบบไม่ซับซ้อนมาก ก็อยู่ที่ประมาณปีละหมื่น หรือหลักแสนเท่านั้นเอง

แต่ถ้าอยากลองเทสก่อน ก็มี version free ให้ลองไม่จำกัดเวลา

ใครใช้Airtableบ้าง?

Tesla ใช้ Airtable ติดตามสต็อกรถยนต์ทั้งหมดที่ออกจากโรงงาน เป็นส่วนหนึ่งของระบบจัดการการผลิตที่ซับซ้อน

Netflix ใช้ Airtable จัดการการผลิตเนื้อหาและประสานงานระหว่างทีม

Shopify แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซที่หลายคนใช้ ใช้ Airtable ในการจัดการโครงการภายใน

WeWork ใช้ Airtable ติดตามและจัดการอสังหาริมทรัพย์หลายร้อยแห่งทั่วโลก

BuzzFeed เว็บไซต์ข่าวและบันเทิงดัง ใช้ Airtable วางแผนและจัดการเนื้อหา

JetBlue Airways สายการบินอเมริกัน ใช้ Airtable จัดการการดำเนินงานและโครงการต่างๆ
.

—

ถ้าใครสนใจเกี่ยวกับระบบ Airtable แล้วมีแผนจะทำระบบภายในบริษัทติดต่อมาได้นะคะ